Registre des traitements — Axiobad

Dernière mise à jour : 4 août 2026

Registre des activités de traitement tenu par le club (RGPD, art. 30), à titre de transparence.

1. Gestion des licenciés et de la vie associative

• Finalité : gérer les adhérents du club (identité, contact, licence FFBaD, classement).
• Données : nom, prénom, email, téléphone, date de naissance, genre (optionnel), numéro de licence, classement, photo (optionnelle).
• Base légale : exécution du contrat d'adhésion associative / intérêt légitime du club.
• Destinataires : bureau du club, entraîneurs (accès restreint selon rôle).
• Durée de conservation : durée de l'adhésion active, puis 3 ans après désactivation du compte avant anonymisation automatique (les données comptables liées — adhésions, paiements — sont conservées séparément pour les obligations légales).

2. Gestion des mineurs et responsables légaux

• Finalité : sécurité des enfants adhérents (identification des responsables, personnes autorisées à les récupérer, contact d'urgence).
• Données : lien vers le(s) responsable(s) légal(aux), personnes autorisées à récupérer l'enfant, contact d'urgence, autorisation de sortie seul(e), droit à l'image.
• Base légale : intérêt légitime (sécurité des mineurs) / consentement des responsables légaux.
• Destinataires : bureau, entraîneurs, responsables légaux concernés.
• Durée de conservation : identique à la fiche du licencié.

3. Données de santé (allergies, informations utiles à la sécurité)

• Finalité : sécurité du licencié en cas d'urgence (allergies, informations médicales utiles).
• Données : texte libre renseigné par le licencié ou son responsable légal.
• Base légale : consentement explicite (catégorie particulière de données, RGPD art. 9) — obligatoire pour enregistrer cette donnée.
• Destinataires : bureau, entraîneurs, responsables légaux du licencié concerné uniquement — jamais les autres licenciés.
• Durée de conservation : identique à la fiche du licencié. Toute consultation ou modification est tracée dans le journal d'audit (sans jamais y dupliquer le contenu).
• Traçabilité : consultations et modifications journalisées (date, auteur), consultable par le bureau.

4. Adhésions et paiements

• Finalité : suivi du règlement des cotisations.
• Données : statut d'adhésion, montants, moyens de paiement, dates de versement.
• Base légale : exécution du contrat d'adhésion / obligation comptable.
• Destinataires : bureau.
• Durée de conservation : durées légales de conservation comptable, indépendamment de l'anonymisation du licencié (le lien reste techniquement possible mais l'identité de la personne est effacée).

5. Présences aux créneaux, évènements, interclubs

• Finalité : organisation de la vie sportive du club (créneaux, tournois, interclubs).
• Données : réponses de présence, historique de participation.
• Base légale : exécution du contrat d'adhésion.
• Destinataires : bureau, entraîneurs.
• Durée de conservation : identique à la fiche du licencié.

6. Cordage et matériel

• Finalité : gestion des demandes de cordage et du matériel du club.
• Données : raquettes du licencié, demandes de cordage.
• Base légale : exécution du service rendu par le club.
• Destinataires : bureau, cordeur(s).
• Durée de conservation : identique à la fiche du licencié.

7. Communications

• Finalité : informer les licenciés (rappels automatiques, communications ciblées du bureau).
• Données : adresse email.
• Base légale : intérêt légitime (fonctionnement du club) pour les emails essentiels (activation de compte) ; consentement (opt-in, désactivé par défaut) pour les notifications automatiques.
• Destinataires : le licencié concerné.
• Durée de conservation : identique à la fiche du licencié.

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